Бухгалтерские
услуги в Санкт-Петербурге

Санкт-Петербург,
ул. Малая Морская, д. 16

Пн-Сб с 09:00 до 19:00

+7 (921) 930-61-74
Заказать звонок

Меню сайта

6-НДФЛ в 2026 году: полная инструкция по заполнению и сдаче

Расчёт 6-НДФЛ — это, пожалуй, самый важный отчёт для любого налогового агента. От его корректности зависит, насколько быстро инспекция примет ваши данные и не назначит ли штраф. В этой статье мы дадим исчерпывающий ответ на вопрос, откуда взять сведения для заполнения отчета 6-НДФЛ, как их проверить и в какой последовательности заполнять каждый раздел. Мы также разберём, какие изменения произошли в году 2026, и приведём чёткий порядок действий, чтобы вы могли сдавать отчёт без единой ошибки. Материал построен как пошаговая инструкция, в которой нет «воды», — только полезная информация для бухгалтеров, предпринимателей и специалистов по налогам.

Расчёт 6-НДФЛ

Прежде чем перейти к деталям, важно понимать: откуда программа или бухгалтер берут данные для заполнения. Основной источник — регистры налогового учёта по НДФЛ. Это документы начисления зарплаты, отпускных, больничных, договоров ГПХ, а также регистрация фактов выплаты дохода. Аккуратность на этом этапе определяет успех всей сдачи отчётности. Далее мы рассмотрим, какую форму применять в текущем году, какие сроки сдачи установлены законодательством и как построить работу так, чтобы избежать типичных ловушек. Наша цель — дать вам практический инструмент, который заменит десятки разрозненных статей.

Общие правила и нормативная база для 6-НДФЛ в 2026 году

Актуальная форма 6-НДФЛ утверждена Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (ред. от 09.01.2024). Именно этот бланк нужно использовать для всех отчётов в 2026 году. В порядок заполнения входят: титульный лист, раздел 1 «Сведения об обязательствах налогового агента», раздел 2 «Расчет исчисленных и удержанных сумм налога», а также приложение № 1 — справка о доходах и суммах налога физического лица (подаётся только по итогам года или при ликвидации). Важно помнить: для каждого КБК заполняется отдельный лист раздела 1. При заполнении вручную используйте чёрные, фиолетовые или синие чернила, заглавные печатные буквы. Суммы налога округляются до полных рублей (менее 50 копеек отбрасываются, 50 и более добавляют рубль). Пустые ячейки в бумажной версии заполняются прочерками.

Сдавать 6-НДФЛ нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом, а годовой расчёт — до 25 февраля следующего года. В 2026 году крайние даты такие: за 2025 год — 25 февраля; за I квартал — 27 апреля; за полугодие — 27 июля; за 9 месяцев — 26 октября; за 2026 год — 25 февраля 2027 года. Если количество получателей дохода — 10 человек и менее, разрешена бумажная сдача. Если 11 и более — только электронно через ТКС или ЛК ФНС. Штраф за просрочку — 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц, а за недостоверные сведения — 500 рублей. При этом, если вы самостоятельно нашли ошибку и подали уточнёнку до того, как её обнаружила налоговая, штрафа можно избежать.

Откуда брать данные для заполнения 6-НДФЛ: проверенные источники

Перейдём к самой практической части: откуда взять сведения для заполнения отчета 6-НДФЛ. Ответ прост и одновременно требует внимательности. Основной источник — это регистры налогового учёта, которые ведутся в любой учётной программе (1С, БУХ.Софт или в собственных таблицах). Конкретно данные для строк заполнения берут из следующих первичных документов: расчётные ведомости по зарплате (форма Т-51), приказы на премии, больничные листы, договоры ГПХ с актами выполненных работ, авансовые отчёты, если выплачивались командировочные сверх норм. Для проверки используйте контрольные соотношения ФНС: например, сумма удержанного налога из строки 160 раздела 2 должна соответствовать сумме налога, перечисленного по платежкам за год. Для получения информации о вычетах обратитесь к личным заявлениям сотрудников и уведомлениям из ИФНС на имущественные или социальные вычеты.

Очень часто бухгалтеры спрашивают: можно ли брать данные из бухгалтерской справки? Да, но только если в ней правильно отражена дата фактического получения дохода. Для зарплаты это последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты. Поэтому перед тем как заполнять отчёт, стоит сформировать внутренний регистр «Анализ НДФЛ по датам получения дохода». Там вы увидите помесячную разбивку. Эта информация критически важна для верного распределения налога по строкам 021–026 и 161–166. Если проигнорировать этот шаг, неизбежны расхождения в контрольных точках, и налоговая потребует пояснений.

Чтобы систематизировать источники данных для каждого блока 6-НДФЛ, приведём перечень. Этот чек-лист поможет вам быстро сориентироваться, даже если вы делаете расчёт вручную или проверяете автоматическое заполнение.

  • Для титульного листа: учредительные документы (название, ИНН, КПП), свидетельство о регистрации (ОГРН/ОГРНИП), информация из сервиса ФНС «Определение реквизитов ИФНС» для кода налогового органа и ОКТМО.
  • Для раздела 1 (строки 020–026): регистры учёта удержанного НДФЛ с разбивкой по периодам удержания (1–22 числа и 23–31 числа каждого месяца последнего квартала).
  • Для раздела 1 (строки 030–036): решения о возврате излишне удержанного налога и платёжные поручения на возврат.
  • Для раздела 2 (строки 120, 130, 140): накопительные ведомости по доходам, вычетам и исчисленному налогу нарастающим итогом с начала года.
  • Для приложения № 1 (справка о доходах): персональные данные сотрудников (паспорт, СНИЛС, ИНН), помесячные регистры доходов и вычетов по каждому физлицу.

Используя этот перечень, вы никогда не пропустите важный источник. Проверка «откуда взята цифра» — лучший способ успокоить себя и налоговую. Помните, что все показатели должны быть подтверждены документами. В случае камеральной проверки инспектор вправе запросить любые из перечисленных бумаг. Храните их в систематизированном виде не менее 4 лет.

Пошаговая инструкция по заполнению 6-НДФЛ с учётом новых кодов

С 2026 года согласно Приказу ФНС от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@ вступили в силу новые коды доходов и вычетов, которые необходимо применять. Добавлены коды: 1221 (пенсионные взносы при расторжении договора НПО), 1222 (сберегательные взносы), 1243 (выплаты по договорам долгосрочных сбережений) и 2007 (поощрение за заслуги в зоне СВО). Исключены коды 1215 и 3020. В части вычетов появились коды 333 и 334 (на обучение в иностранных учреждениях), а также код 518 (вычет по взносам по договорам долгосрочных сбережений). Эти изменения важно учесть при заполнении приложения № 1. Теперь пройдёмся по основным строкам, которые чаще всего вызывают затруднения.

Начинаем с титульного листа. Указываем «Номер корректировки»: для первичного отчёта — «0—». Если сдавать уточнёнку, то «1—», «2—» и т. д. «Отчетный период (код)»: 21 — I квартал, 31 — полугодие, 33 — 9 месяцев, 34 — год. «Календарный год» — 2026 (или 2025, если отчёт за прошлый). Далее раздел 1. Здесь самая важная новая деталь: строки 021–026 теперь строго соответствуют периодам удержания. Например, строка 021 (первый срок) — налог, удержанный с 1 по 22 октября. Эти суммы нужно брать из регистров учёта, где чётко разделены даты удержания. Строка 030 — общая сумма возвращённого налога. Если возвратов не было, ставим «0». Переходим к разделу 2. Строка 120 — все доходы, выплаченные с января по декабрь (для годового отчёта). Не включайте сюда переходящие суммы, выплаченные в январе 2026 года. Строка 130 — итоговая сумма вычетов. Строка 140 — исчисленный НДФЛ. Строка 160 — удержанный НДФЛ. Их равенство — признак хорошо выполненной работы.

Для тех случаев, когда у вас возникают сомнения в правильности заполнения (например, расхождение между исчисленным и удержанным налогом), используйте следующий алгоритм проверки. Этот перечень действий основан на рекомендациях ФНС и проверен на практике тысячами бухгалтеров.

  • Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 68.01 «НДФЛ» с детализацией по субконто «Сотрудники» и «Периоды удержания».
  • Проверьте, что дата получения дохода для зарплаты — последний день месяца, а для отпускных и больничных — день выплаты. Если дата ошибочна, налог попадёт не в тот отчётный период.
  • Сравните строку 160 раздела 2 с итогом оборотов по кредиту 68.01 за год. Расхождения допустимы только на сумму неудержанного налога (строка 170).
  • Убедитесь, что показатели строк 021–026 равны суммам налога, удержанным в соответствующие интервалы дат. Для этого используйте внутренний отчёт «Анализ НДФЛ по датам выплаты».
  • Проверьте, что приложение № 1 (справка о доходах) заполнено на каждое физлицо, получавшее доход, а общие суммы по всем справкам совпадают с данными раздела 2.

Соблюдение этих пяти шагов гарантирует, что ваш отчёт пройдёт форматный контроль. Игнорирование же какого-либо из них почти всегда ведёт к требованию о пояснениях или к штрафу. Особое внимание уделите сверке подписантов: при электронной сдаче уполномоченное лицо должно иметь действующую КЭП, а на бумаге — доверенность, если отчёт подписывает не руководитель.

Практические примеры и разбор частых ошибок

Чтобы заполнять и сдавать отчёт без проблем, разберём конкретную ситуацию. Допустим, организация выплатила зарплату за декабрь 2025 года 10 января 2026 года. Многие ошибочно включают эту сумму в годовой отчёт за 2025 год. Но это неверно: дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца (31.12.2025), однако удержать и перечислить налог нужно при фактической выплате в январе. В расчёте за 2025 год эту зарплату нужно отразить в строке 120 (доход), но не отражать в строке 160 (удержанный налог), так как удержания в 2025 году не произошло. Удержанный налог попадёт уже в отчёт за I квартал 2026 года. Это одна из самых частых причин расхождения строк 140 и 160. Другая типовая ошибка — неверный код дохода для материальной выгоды. Используйте код 2610. Или пропуск вычета на детей, если сотрудник не принёс заявление. В этом случае налог будет завышен, и придётся подавать уточнёнку.

Что касается «переходящих» отпускных: если отпуск начался в декабре 2025 года, а оплачен в декабре — вся сумма включается в 2025 год. Если оплата произведена в январе 2026 года, то и доход, и удержанный налог отражаем в отчёте за I квартал 2026 года. Для больничных действует аналогичное правило: дата дохода — день выплаты. Поэтому больничный за декабрь, выплаченный в январе, идёт в отчётность за 2026 год. Эти тонкости описаны в письмах ФНС, и их нужно обязательно учитывать. Также не забывайте, что в справке о доходах (приложение № 1) по каждому сотруднику нужно указать сведения о документе, удостоверяющем личность: серию и номер. Это требование действует с 2024 года. Если этого не сделать, отчёт формально будет считаться недостоверным, хотя налоговая иногда закрывает глаза, но рисковать не стоит.

Таблица: источники данных и контрольные точки для основных строк 6-НДФЛ

Для наглядного закрепления материала предлагаем сводную таблицу, которая отвечает на ключевой вопрос «откуда и как брать данные». Эта информация пригодится как для ручного заполнения, так и для аудита отчёта, сформированного в программе.

Строка / Раздел Источник данных (документ, регистр) Контрольное соотношение (что с чем сравнить)
Титульный лист (ИНН, КПП, ОКТМО) Свидетельство о постановке на учёт, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, сервис ФНС Сверить с данными в личном кабинете налогоплательщика
Строка 020 Раздела 1 Регистр удержанного НДФЛ за год (оборот по кредиту 68.01) Равен сумме строк 021–026 по всем срокам
Строка 120 Раздела 2 Регистр полученных доходов по датам получения (нарастающим итогом) Контроль: сумма доходов по всем справкам (приложение 1) = строка 120
Строка 140 Раздела 2 Регистр исчисленного НДФЛ (дебет 70/76 – кредит 68.01) Исчисленный налог = (стр. 120 – стр. 130) × ставка (с учётом прогрессии)
Строка 160 Раздела 2 Регистр удержанного НДФЛ (из ведомостей на выплату) Должна быть ≤ строки 140. Расхождение = неудержанный налог (стр. 170)

Эта таблица служит быстрой шпаргалкой. Если перед сдачей отчёта вы пройдётесь по ней и устраните несоответствия, то 99% проблем с приёмкой будет решено. Оставшийся 1% касается технических форматов (например, неправильное имя файла при электронной отправке). Но это легко лечится проверкой через сервис «Такском» или аналогичный.

Как исправить ошибки и подать уточнённый расчёт

Даже если вы допустили ошибку в уже отправленном отчёте, не паникуйте. Алгоритм действий чётко прописан в НК РФ. Сначала определите: привела ли ошибка к занижению суммы налога к уплате? Если да, то подать уточнённый расчёт — ваша обязанность. Если нет (например, неверно указан ОКТМО, но налог перечислен верно), то можно подать уточнёнку по желанию. На титульном листе в поле «Номер корректировки» ставите «1—» (для первой корректировки) и далее по порядку. Все разделы заполняются заново с правильными цифрами, а не только исправленные строки. Исключение: раздел 3 (справки о доходах), — если сведения по конкретному сотруднику не менялись, их можно не включать. Уточнёнку нужно сдать в той же форме, что и первичный расчёт (бумажная или электронная).

Важный момент: если вы обнаружили излишнее удержание налога, сначала верните сумму сотруднику, а потом отразите возврат в строках 030–036. И только после этого подавайте корректировку. Нельзя просто уменьшить налог в отчёте без реального возврата — это расценивается как сокрытие. Пени и штрафы при самостоятельном исправлении до выездной проверки обычно не начисляются. Исключение — если вы намеренно занижали базу. Поэтому всегда проверяйте себя через контрольные соотношения ФНС, которые публикуются на официальном сайте. И помните, что главный документ, из которого брать верные цифры, — это ваши первичные регистры. Доверяйте, но проверяйте.

Ответы на частые вопросы (FAQ) по 6-НДФЛ

Мы собрали наиболее частые вопросы, которые получают бухгалтеры и предприниматели по поводу заполнения и сдачи 6-НДФЛ. Эта информация поможет вам быстро разрешить сомнения. Вопрос: нужно ли включать в отчёт выплаты умершему сотруднику, перечисленные наследникам? Ответ: да, если доход был начислен при жизни и выплачен после смерти. В справке о доходах указывается ИНН умершего. Вопрос: как заполнять строки 021–026, если в последнем квартале не было выплат? Ответ: ставите прочерки или нули, но раздел 1 в любом случае подаётся. Вопрос: какие трудности возникают при сдаче нулевого отчёта? Нулевой отчёт 6-НДФЛ не сдаётся, если не было выплат вообще. Однако если были хотя бы одни начисления, но налог не удержан (например, натуральный доход), то отчёт обязателен с указанием строки 170. Вопрос: где взять код для патента иностранца? Его сообщает сам сотрудник. А вы уменьшаете налог в строке 150 раздела 2.

Резюмируя всё вышесказанное, подчеркнём: заполнение 6-НДФЛ — это регламентированный процесс, который не терпит хаоса. Используйте только актуальную форму и проверяйте данные по контрольным соотношениям. Регулярно обновляйте бухгалтерское ПО, чтобы в нём были новые коды доходов и вычетов. И главное — не откладывайте подготовку на последний день. Сделайте черновик отчёта за неделю до срока, прогоните его через внутренние проверки, и тогда сдача пройдёт спокойно. Мы уверены, что эта инструкция станет вашим настольным руководством и поможет избежать большинства ошибок. Успешной отчётности!

Бесплатно
и интересно!

Рассчитайте стоимость в онлайн-калькуляторе!